Viele Agenturinhaber, Berater und Coaches tun sich schwer damit, Aufgaben so zu delegieren, dass sie nicht immer wieder auf ihrem Schreibtisch landen.
Und gerade wenn man die ersten Mitarbeiter eingestellt hat, kann dies eine große Wachstumsbremse sein, weil das Mikromanagement und ständige anweisen der Mitarbeiter zu einem unfassbar großen Zeitfresser im Alltag wird.
In dieser Episode erfährst du deshalb die 6 schlimmsten Fehler beim Delegieren (und wie du sie vermeidest).
Hör sie dir unbedingt an, wenn du in Zukunft vermeiden willst, dass lästige Aufgaben immer wieder auf deinem Schreibtisch landen
Delegations-Fehler #1 – Falsche Erwartungshaltung beim Abgeben
Natürlich kannst du bei neuen Mitarbeitern nicht einfach sagen “Hier mach mal, du bist zuständig und hast die gesamte Verantwortung.”
Delegation läuft nicht binär, sondern in Phasen ab.
Oft sind besonders langjährige Solo-Selbstständige ungeduldig und wollen plötzlich ALLES direkt abgeben, ohne Übergänge einzuplanen.
Das ist kein 0 oder 1 Spiel.
Es geht einfach nicht von Tag 1, dass dein Mitarbeiter selbstständig handeln, denken und Entscheidungen treffen.
Delegations-Fehler #2 – Keine Erfolgskriterien haben
Natürlich musst du kontrollieren, was deine Mitarbeiter so treiben und machen. Es ist dein Geschäft.
Und kontrollieren tust du durch Kennzahlen.
Du überwachst nicht deine Supportmitarbeiter, sondern du misst die Zufriedenheit deiner Kunden. Am besten in einem 1:1 Gespräch.
Du musst nicht deine Vertriebler „abhören“, schau dir ihre Zahlen an.
Die musst die Qualitätsstandards festlegen, damit man die Arbeit bewerten kann.
Und die Qualitätskontrolle, nach denen du die Ergebnisse bewertest, erfolgt über Kennzahlen und Kriterien.
Welche Standards müssen bei der Abarbeitung der Aufgabe eingehalten werden?
Das muss definiert sein. Nur dann kannst du effektiv abgeben.
Du bekommst durch Kennzahlen permanent Feedback über die Leistung und Produktivität in deinem Geschäft.
Das erlaubt eine konsistente Optimierung.
Ihr beide könnt dann darauf optimieren, die Aufgabe vernünftig umzusetzen.
Delegations-Fehler #3 – Aufgaben wieder an sich reißen
Wenn keine Erfolgskriterien festgelegt wurden, können Mitarbeiter schwer das erfüllen, was du erwartest.
Was dann mental bei dir folgt, ist → “Wenn man etwas richtig machen will, muss man es immer selber machen.”
Du übernimmst von alleine die Aufgaben wieder!
Und deine Mitarbeiter lernen so immer zu dir zu kommen, weil du es schon übernehmen und lösen wirst.
Sie wissen: Du bist der Problemlöser! Also kommen sie zu dir.
Vermeide unter allen Umständen eine Rückdelegation! Die Aufgaben müssen bei deinen Mitarbeitern bleiben.
Die größte Gefahr dabei sind nicht deine Mitarbeiter, sondern DU.
Delegations-Fehler #4 – Sein Ego nicht ablegen können
Als Selbstständiger warst du gewohnt, alles selber zu machen.
Und das sorgt dafür, dass du eine Art “kleines Genie” in deiner selbsterbauten Firma bist.
Du kannst alles.
Du bist der Beste/die Beste.
Niemand kommt an dich heran.
Das ist ein tolles Gefühl, nicht wahr?
Aber weil du der Allround-Experte und die beste Fachkraft in deinem Geschäft bist, mischst du dich überall ein und so bringen dir deine Mitarbeiter immer wieder IHRE Aufgaben zurück.
Du willst das ändern?
Das geht nur, wenn ein mentaler switch erfolgt ist.
Von: “Ich bin die wichtigste Person in meinem Business” → “Ich bin die unwichtigste Person hier in diesem Laden.”
Stell dir das wie eine Fußball-Mannschaft vor. Du bist der Trainer.
Deine Aufgabe ist es nicht, Tore zu schießen oder zu verteidigen.
Du kümmerst dich darum, dass die Mannschaft funktioniert und gewinnt.
Du hast die Aufgaben bisher nur zeitlich übernommen und jetzt ist es Zeit, sie an den richtigen Mitarbeiter zu übergeben.
Dieser Identitätswechsel löst das Problem.
Delegations-Fehler #5 – Eine falsche Reaktion, wenn das Ergebnis nicht deinen Wünschen entspricht
Geh davon aus, dass dein System noch nicht gut genug ist.
Vielleicht wurde der Prozess zu kompliziert dokumentiert?
Waren die Anleitungen unklar?
Sonst demotivierst du deine Mitarbeiter.
“Ja, ich mach was, aber ich mach es eh nicht richtig. Ich sollte beim nächsten Mal meinen Chef fragen.”
Und zack hast du wieder die Aufgaben auf deinem Schreibtisch liegen.
Delegations-Fehler #6 – Kein System für die Abarbeitung der Aufgaben im Einsatz haben
Du musst dafür sorgen, dass deine Mitarbeiter Aufgaben schnell, präzise und effizient abarbeiten können.
Du musst eine Umgebung schaffen, dass deine Mitarbeiter die Aufgaben eigenständig erledigen können und wissen, was sie zu tun haben.
Verlass dich nicht darauf, dass deine Mitarbeiter Themen wie Selbstmanagement und Produktivität gemeistert haben.
Geh nicht davon aus, dass sie Kanban-Systeme kennen.
Aber erschaffe diese Arbeitsstrukturen für sie, damit sie reibungslos ihre Aufgaben erledigen können.
Deine Mitarbeiter müssen lernen, sich präzise an die Anleitungen, Checklisten und Workflows zu halten.
Sie haben sich an das System anzupassen – und nicht umgekehrt!
