Sagt endlich "Au revoir" zum Agentur-Hamsterrad:
Mit systematischem Onboarding von Neukunden!
Erfahre, wie man Kundenprojekte in der Hälfte der Zeit abarbeitet, die Upsell-Quote verdoppelt und jederzeit die Gewinnmarge über 40% hält – und all das, ohne dass du auch nur einen Finger dafür krumm machen musst! Komplett Done-For-You.
Warum das Skalieren deiner Agentur ab 50k Monatsumsatz schwierig wird …
Kommt dir das bekannt vor?
Mit jedem Neukunden musst du immer mehr arbeiten, sodass von Skalierung keine Rede mehr sein kann.
Du hast keinen Überblick über den Projektstatus und die notwendigen Schritte.
Und als ob das noch nicht genug wäre, nehmen auch noch die Kundenergebnisse ab, was zu immer mehr „Bauchschmerzkunden“ führt und deinen Ruf im Markt schadet.
Klingt das nach DEINER Agentur?
Hoher Aufwand im Fulfillment
Kundenprojekte nehmen viel Zeit in Anspruch, verlaufen ineffizient und stauen sich?
Operativ im Fulfillment gefangen
Du musst ständig eingreifen und Mitarbeitern Anweisungen geben?
Wenig Folgegeschäft
Du bist ständig auf der Suche nach Kunden, weil zu viele abwandern?
Profit nimmt immer mehr ab
Das Geschäft macht weniger Spaß, weil die Margen schrumpfen?
Diese 4 Agentur-Probleme lassen binnen 60-90 Tagen beseitigen.
Hat sich dein Alltag zu einem Agentur-Hamsterrad entwickelt?
Dein Arbeitstag beginnt um 08:00 Uhr und deine To-Do-Liste ist schon überfüllt.
WhatsApp quillt über, weil Mitarbeiter etliche Fragen haben, wichtige Informationen von Kunden fehlen und so die Projekte nicht vorankommen.
Deine Aufgaben müssen jetzt warten. Erst müssen die Brände im Fulfillment gelöscht werden.
Du fragst im Team-Meeting nach dem Status der Kundenprojekte und stellst dabei immer wieder fest, dass Mitarbeiter zu viel Zeit mit Verwaltung verbringen und ihre Hauptaufgaben nicht erfüllen können, wodurch letztendlich alles auf deinem digitalen Schreibtisch landet.
Du endest oft mit einem Arbeitstag, der weit über die normalen Bürozeiten hinausgeht und dich erschöpft und frustriert zurücklässt.
Deine Mitarbeiter fühlen sich überfordert und deine Kunden sind unzufrieden, weil sich die Projekte verzögern, die Kommunikation mühsam ist und insgesamt die Dienstleistung nicht „Premium“ anfühlt.
Warum erzähle ich dir das?
Ganz einfach: Ich möchte dich beruhigen. Denn mit diesen Sorgen bist du nicht allein.
Viele Agenturinhaber stehen vor Herausforderungen, wie …
- ... ständig fehlen Zugänge oder Dokumente, was unprofessionell wirkt und die Projekte in die Länge zieht.
- ... Kunden, die sie wie Bedienstete behandeln, sich in ihre Arbeit einmischen und sie wie Amateure aussehen lassen.
- ... Projekte, die von Anfang an chaotisch verlaufen, sodass man nicht die bestmögliche Arbeit für seine Kunden leisten kann.
- ... man durch Arbeit überfordert ist und Wachstum fürchtet, da es mehr Stress und weniger Autonomie bedeutet.
- … schwankenden Cashflows und die ständige “Jagd” nach Neukunden.
- All diese Agenturprobleme werden durch einen entscheidenden Faktor ausgelöst, entweder aufgrund seines Fehlens oder einer schlechten Ausführung ...
Doch bevor ich dir verrate, was dieser Faktor ist und wie du diesen Flaschenhals sofort beseitigen kannst, würde ich dich gerne um etwas bitten.
Stell dir kurz vor ...
- ... du bist endlich wieder pünktlich zu Hause bei der Familie.
- ... du hast wieder Spaß, weil mehr Gewinn vom Umsatz übrig bleibt, sodass du dir ohne schlechtes Gewissen ein höheres Geschäftsführergehalt auszahlen kannst.
- ... du arbeitest eine normale 40-Stunden-Woche ohne Nachtschichten und kannst deinen Partner abends auch mal wieder in ein schickes Restaurant ausführen.
Möchtest du gerne so eine Agentur und ein solcher Unternehmer sein?
Dann scroll weiter, um zu erfahren, wie dies möglich wird.
Du musst deine Neukunden systematisch
onboarden
Richtig: Was deine Agentur benötigt, ist ein
systematisiertes Neukunden-Onboarding
Schau: Ein zu hoher Arbeitsaufwand im Fulfillment bringt die Skalierung einer Agentur immer zum Erliegen.
Eine Agentur ist (anders als SaaS, E-Commerce oder Online-Kurse) von Natur aus erst einmal nicht skalierbar.
Das ist die schlechte Nachricht. Hier ist die gute Nachricht:
- Ein Onboarding reduziert den Arbeitsaufwand bei jedem neuen Kundenprojekt um 50-80%.
Es bereitet sowohl die Kunden als auch das interne Projekt perfekt auf die bevorstehende Zusammenarbeit vor, sodass die Auftragsabwicklung mühelos von deinem Team abgewickelt werden kann.
Das bedeutet, dass deine Agentur auf diese Weise endlich skalierbar wird.
Das Fulfillment maximal unabhängig von dir als Person machen und den Arbeitsaufwand reduzieren
Wenn ein neuer Kunde kommt, weiß das Team ganz genau, was es jetzt tun muss. Jeder "lästige" Arbeitsschritt wird einfach wegautomatisiert. Vereinbare dazu einen kostenlosen Termin.
Warum dir Insellösungen nicht helfen werden
Leider gibt es viele unvollständige und falsche Onboarding-Lösungen auf dem Markt, die bestenfalls einen kleinen Teil des Problems lösen.
1. Vergiss “Onboarding Funnels”
„Onboarding-Funnels“ mit Calendly, Zoom-Anruf oder Jotform führen oft zu Rückfragen anstatt Antworten und bieten nicht die Premium-Kundenerfahrung. Das perfekte Agentur-Onboarding ist weit mehr als ein Kick-Off-Call mit einem Link zu einem Formular.
2. Mit Automatisierung ist noch nichts gewonnen
Einige technikaffine Agenturbesitzer haben sich mit Automatisierung beschäftigt, Zaps in Zapier oder Szenarien in Make erstellt. Aber diese Versuche scheitern zu 99% daran, dass sie amateurhaft und unausgereift sind, ohne ein gut durchdachtes, fließbandähnliches System, in dem ein Workflow den nächsten auslöst.
3. Google Docs sind keine Prozesse
Ein „Onboarding SOP“ in Google Docs zu erstellen, wie es dir bestimmt ein Kollege von der Mastermind geraten hat, ist alles andere als eine professionelle, systematisierte und automatisierte Lösung, die du an dein Team sicher abgeben kannst, ohne dass sie dich mit Fragen löchern.
Und (4) die im Trend liegenden "Onboarding-Kundenbereiche" über eine SaaS-Software mit einem dedizierten Mitgliederbereich für Agentur-Kunden sind ebenso keine vollwertigen Lösungen.
Und wenn all das schon nicht schlimm genug wäre, musst du bei all den genannten Insellösungen immer auch deine eigene Zeit investieren und dich damit beschäftigen.
Richtig, die Probleme bleiben:
- Projekte bewegen sich langsam durch das Fulfillment, sodass die Marge weiter sinkt.
- Du hast immer noch keinen Überblick über die Projekte & den Workload.
- Zu viel Zeit wird für Admin- und Verwaltungsaufgaben aufgewendet.
- Kunden und Mitarbeiter haben weiterhin viele Fragen und werden unzufriedener.
- Kurz: Es gibt immer noch kein System, sondern nur eine Sammlung von Einzellösungen, die das Agenturchaos verschlimmern.
Lass uns das Agentur-Chaos beseitigen. Mit einer kostenlosen Analyse
Was du stattdessen brauchst ist ein
FIRST-CLASS-ONBOARDING
Du benötigst mehr als ein Standard-0815-Onboarding. Du brauchst ein First-Class-Onboarding.
Für Agenturen, die sich auf Premium-Kunden spezialisieren, ist es wichtig, dass ihre Dienstleistungen sich wie das Auspacken eines Apple-Produkts oder einen First-Class-Flug anfühlen.
Neukunden denken dann: „Wow, das sind Profis“, was ihre Begeisterung und Beteiligung am Projekt steigert.
Vom gehetzten Agenturinhaber zum entspannten Unternehmer - Mit First-Class-Onboarding!
Das bedeutet, dass vom ersten Tag an Kunden überzeugt und systematisch “an Bord” genommen werden.
Als Auftragnehmer ist für euch der Projektstart mit minimaler Anstrengung verbunden, da alles automatisch eingerichtet wird.
Rechnungsstellung, Buchhaltung, Kundenkommunikation, Dokumentenaustausch, das Projekt in Asana, ClickUp oder Notion, Aufgabendelegation an dein Team – alles greift ineinander.
- Das Onboarding mag ein kleiner Geschäftsprozess unter vielen sein. Aber professionell eingerichtet, ist es für den Inhaber ein riesiger Sprung aus dem Agentur-Hamsterrad.
- Permanent Stress mit Kunden
- Projektchaos
- Mühsame 'Ping-Pong-Nachrichten'
- Hoher manueller Arbeitsaufwand
- Risiko des Verlusts des Rufs durch schlechte Kundenerfahrung
- Unklare Aufgabenstellungen führen zu ständigen Rückfragen von Mitarbeitern
- Inhaber spielt den Feuerwehrmann
- Begeistere Kunden
- Geordnete Projektabwicklung mit Übersicht
- 80% automatisierte Kundenkommunikation
- Automatisierte Aufgaben und Prozesse
- Rufsteigerung durch hervorragende Kundenerfahrung
- Klare Aufgabenstellungen für Mitarbeiter, die eigenständig erledigt werden
- Inhaber arbeitet an strategischen Aufgaben
Das ist der rote Faden, der dein Agentur-Onboarding in ein Schweizer Uhrwerk verwandelt und Nonstop Neukunden in loyale Fans verwandelt
Raketenstart dank Automatisierungen
Verwaltungs- und Administrationsaufgaben, die mit jedem Neukunden anfallen, werden alle durch Automatisierung erledigt. Projektrückstände werden sofort deinem Team mitgeteilt. Und all das ist nur ein Bruchteil davon.
- Best-Practice-Automatisierungen für das Onboarding zur Verdoppelung der Projekteffizienz
- Mit einem Klick wird das gesamte Kundenprojekt mit allen Ordnern, Aufgaben und Beteiligten erstellt.
- Mühsame manuelle Arbeitsschritte werden einfach "wegautomatisiert".
Einfacher & produktiver Austausch mit Kunden
E-Mail-Ping-Pong, ständige Suche nach Infos und verpasste Anrufe führen zu Stress, besonders bei mehreren Kundenprojekten. Ein einziger Kommunikationsweg für alle Aufträge würde alles vereinfachen. Genau das setzen wir um.
- Effektiver Dokumentenaustausch, ohne peinliche Rückfragen, weil man später merkt, dass etwas fehlt.
- Interne Kommunikation im Team wird optimiert.
- Die automatisierte Kommunikation hält alle Projektbeteiligten und den Kunden auf dem neuesten Stand.
Unverwüstliche Prozess-Landschaft
Wir erstellen die Grundlage für ein effektives „Agenturhandbuch“, sodas dein Onboarding kontinuierlich besser wird.
- Kein Verlust von wertvollem Know-how, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
- Mitarbeiter wissen genau, was zu tun ist und wie Aufgaben erledigt werden müssen.
- Prozesse werden schrittweise entwickelt und implementiert.
Ein würdiges Agentur-Projektmanagement
Agenturen arbeiten digital, aber wenn man einen Blick in ihre Projektmanagement-Tools wie Asana, ClickUp oder Notion wirft, herrscht das reinste Chaos. Kein Wunder, dass man ins Onboarding stolpert. Das ändern wir.
- Aufgaben werden automatisch den Mitarbeitern zugewiesen.
- Übersicht über laufende Onboardings und genaue Projektverfolgung
- Spezielle Projektmanagement-Infrastruktur für Agenturen wird aufgesetzt
Einige der Tools, welche zum Einsatz kommen könnten:
Warum "First-Class-Onboarding" Agenturen zum Marktführer macht
- +40% Gewinnmarge
Endlich wieder ein angemessenes Gehalt als Inhaber auszahlen.
- +30% Upsell-Quote
Bestandskunden, die jeden Monat erhebliche Summen bei dir lassen.
- Reibungsloses Fulfillment
Das gleiche Team kann dreimal so viele Kundenprojekte betreuen.
- Glückliche Kunden
Neukunden werden systematisch zu Glücklichen verwandelt.
- Effektive Mitarbeiter
Das Team weiß genau, was bei einem neuen Kunden zu tun ist.
- Besserer Ruf
Mehr Empfehlungen durch exzellente Arbeit von Tag #1 an.
Case Study
Ausgangssituation
"Ich war in einem Pendel zwischen Marketing und Fulfillment. Wenn ich 4-5 Aufträge gewann, war ich garantiert für die nächsten zwei Monate mit dem Fulfillment beschäftigt. Hinter den Kulissen herrschte sehr viel Chaos und der Start war sehr mühsam. Erst wenn die Kunden abgearbeitet waren, konnte ich wieder Akquise machen und neue Kunden gewinnen."
Probleme & Herausforderungen
"Der Kunde müsste uns noch Dokumente liefern... sagt dann den Onboarding-Termin ab und verschiebt ihn. Dann muss man wieder einen neuen vereinbaren, während andere Aufgaben warten müssen, weil die Dokumente fehlen. Das ist alles sehr zeitaufwendig."
- Etliche Ping-Pong-Nachrichten mit Kunden, um Dokumente und Zugänge zu erhalten.
- Hoher manueller Arbeitsaufwand durch die Erstellung und Verwaltung von Ordnern für die vielen Foto- und Videodateien.
- Kunden schickten Foto- und Videodateien mal über WhatsApp, mal über Dropbox, mal per E-Mail. Dadurch verbrachte man allein 15 Minuten damit, die Dateien zu suchen und zusammenzutragen.
- Irgendetwas hat am Ende dann immer gefehlt, wenn man mit der eigentlichen Arbeit loslegen wollte.
Vorgehen
- Das Projektmanagement wurde neu aufgesetzt und automatisiert, sodass die Neukunden-Projekte wie an einem roten Faden in 30 Tagen erledigt werden.
- Automatisierungen erledigen alle manuellen Aufgaben, von der Erstellung von Ordnern und dem Verschieben von Dateien, bis hin zur Benachrichtigung der Kunden.
- Kunden-Hub implementiert, sodass Kunden eine Premium-Erfahrung haben und gleichzeitig keine Fragen mehr offen sind.
Ergebnis
Im Laufe der Zusammenarbeit haben wir die ersten 30 Tage nach Vertragsabschluss so organisiert, dass jedes kleine Detail systematisch, automatisiert und aufeinander abgestimmt ist.
"Man kann wirklich sagen, dass ich in meiner Agentur eine Neukunden-Onboarding-Maschine habe, die ständig Kunden onboardet. Es ist wie auf einem Fließband immer das gleiche Erlebnis für Neukunden. Alle sind am Ende glücklich. Vorher war ich mit meinen zwei Mitarbeitern bei jedem neuen Kundenprojekt am Anfang locker über 20 Stunden beschäftigt. Jetzt sind es etwa 7 Stunden pro Projekt."
"Warum soll ich mit Zengin Digital zusammenarbeiten?
Ja, mittlerweile gibt es einige Anbieter, die deine Agentur "systematisieren" wollen und nur darauf warten, Automatisierungen zu implementieren, die auf dem Papier gut aussehen, aber wenig bringen.
- Machen leere 0815-Versprechungen à la: "Ich bringe dir mehr Zeit & mehr Umsatz mit Automatisierungen & KI"
- Automatisieren nicht sukzessiv die Prozesse, sondern fangen einfach irgendwo an
- Denken in isolierten Prozessen und Automatisierungen (auch Insellösungen genannt)
- Sind häufig nichts anderes als “outgesourcte Techniker”
- Entscheidet bei jedem individuell, ob ein Onboarding wirklich sinn macht oder nicht.
- Kennt die Best-Practice-Agentur-Automatisierungen für ein reibungsloses Onboarding und Fulfillment
- Berücksichtigt deine vorhandene & zukünftige IT-Infrastruktur
- Baut komplette Prozesse & Systeme für Pauschal-Preise
Über Mich
Anil Zengin
Experte für Prozessautomatisierung
Die meisten Agenturinhaber wollen zwar wachsen und skalieren, aber sie wollen dabei nicht vor Stress und Angst graue Haare bekommen.
Hallo, mein Name ist Anil Zengin. Mit meinen „Done-For-You“-Dienstleistungen helfe ich dir nicht nur dabei, dich aus dem operativen Tagesgeschäft deiner Agentur zurückzuziehen, sondern auch dabei, saftige Gewinnmargen zu behalten, sodass sich dein Geschäft nicht in ein geldfressendes Frankenstein-Monster verwandelt.
So kannst du dir endlich wieder ein angemessenes Gehalt auszahlen und musst keine Angst haben, dass deine Agentur zusammenbricht, wenn du für drei Wochen in den Urlaub fährst.
Mit anderen Worten: Ich systematisiere dein Agentur-Fulfillment als Done-For-You-Dienstleistung, sodass es von deiner Zeit „entkoppelt“ läuft, hervorragende Ergebnisse für deine Kunden liefert und deine Mitarbeiter einen hervorragenden Job machen können.