Ohne Prozesse kannst du nicht skalieren!

Denkst du darüber nach, dein Geschäft zu systematisieren, aber ziehst es nicht durch? Dann bleib dran und hör diese Episode an!

In dieser Folge schauen wir uns an …

• Die 3 Alarmsignale, an denen du erkennst, ob die Zeit reif ist, dein Geschäft zu systematisieren und mit Geschäftsprozessen auszustatten.
• Die 3 wesentlichen Vorteile, warum du deine Agentur oder dein Dienstleistungsunternehmen systematisieren musst.
• Wie und auf welche täglichen geschäftskritischen Funktionen sich der Systematisierungsprozess auswirkt.

Business systematisieren – was bedeutet das?

Im Wesentlichen ist dein Unternehmen eine Kollektion von mehreren Systemen. Diese Systeme sind Marketing, Vertrieb, Fulfillment, Finanzen und HR.

Diese Systeme bestehen aus Prozessen, die dafür sorgen, dass das System funktioniert.

Natürlich funktioniert das gesamte System nur so gut, wie die einzelnen Prozesse in der Gesamtheit funktionieren.

Das bedeutet: Jedes Unternehmen besteht aus Prozessen – egal ob sie genau definiert sind oder zufällig auftreten.

Wenn sie nicht definiert und festgehalten sind, dann können sie von niemanden konsequent befolgt werden.

Das führt dazu, dass die Ergebnisse zum Beispiel im Marketing, Vertrieb oder Kundenfulfillment inkonsistent sind.

Inkonsistenz ist der Feind eines effizienten und hochprofitablen Unternehmens. Unbeständigkeit kostet Zeit und Geld.

In der echten Welt heißt das:

Mitarbeiter wissen nicht wirklich, was zu tun ist.

Kunden wissen nicht wirklich, was sie bei dir bekommen.

Und du als Inhaber? Du hast jetzt ein chaotisches Business, das sau schwer zu managen ist.

Wann ist der Zeitpunkt gekommen, um Systeme zu entwickeln, die andere ausführen können?

3 Alarmsignale, dass dein Business Systeme & Prozesse benötigt

1. Du kümmerst dich immer mehr um die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter – Wenn dein Team expandiert und du fast nur noch damit beschäftigt bist, neue Mitarbeiter auf ihre Positionen einzuarbeiten, dann führt kein Weg mehr an Systemen und Prozessen vorbei.
2. Das Fulfillment übernimmt immer mehr die Oberhand – Wenn du das Gefühl hast, du kannst deinen Kunden nicht so behandeln, wie du es gerne möchtest, weil dir die Kapazitäten fehlen, dann ist es definitiv soweit.
3. Die Inkonsistenz nimmt spürbar in allen Bereichen zu – Mikromanagement nimmt rapide zu und du wirst zu einem Feuerwehrmann in deinem Business. Überall fangen die Ergebnisse an zu schwanken.

Warum solltest du dein Geschäft systematisieren?

1. Effizienzsteigerung

Du wirst feststellen, dass du keine so große Belegschaft mehr brauchst und weniger Mitarbeiter einstellen musst – wenn alles nach System, Prozess und Vorgaben abläuft – weil dein bestehendes Team immer effizienter wird.

Dadurch kommst du nicht unter Not und Zugzwang, sofort den nächstbesten Bewerber auf eine offene Stelle anzunehmen.

Du kannst dir Zeit lassen, das richtige Personal einzustellen.

Gerade beim Hiring musst du vorsichtig sein.

Ein falscher Mitarbeiter kann dein gesamtes Team runterziehen.

Wenn du die richtigen Mitarbeiter gefunden hast, dann können die neuen Mitarbeiter durch bestehende funktionierende Projektmanagement-Tools, dass die richtigen Aufgaben mit den richtigen Anleitungen und Prozessen zuweist, viel effektiver mit ihrem Job beginnen.

Systeme stellen genug Informationen und Prozesse zur Verfügung, damit Mitarbeiter genau wissen, was zu tun ist.

2. Automatisierungspotenzial

Als aller Erstes ist es wichtig, dass du Arbeitsschritte, Checklisten und Vorlagen deinen Mitarbeitern im Tagesgeschäft zur Verfügung stellst und sie “manuell” per Hand ausgeführt werden.

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter die Prozesse kennenlernen und die Arbeit nach System richtig machen.

Du bekommst dann erstes Feedback und kannst die Prozesse optimieren.

Dann wird deutlich, welche Prozesse sich oft wiederholen. Hier sind dann häufig Potenziale, Automatisierungen in den Prozess zu integrieren, um noch mehr Arbeit und Zeit zu sparen.

So haben deine Mitarbeiter wieder mehr Zeit für andere wichtige Dinge.

3. Delegation wird einfacher

Wenn die eigentliche Arbeit in Arbeitsschritten, Workflows, Checklisten und Schablonen verpackt wurde, dann musst du nur noch die Projekte und Aufgaben verteilen.

Die meisten Inhaber können das Tagesgeschäft samt aller Aufgaben nicht loslassen und wollen ihre Mitarbeiter möglichst “kontrollieren”.

Die Begleiterscheinungen sind dann Mikromanagement und demotivierte bzw. genervte Mitarbeiter.

Die Frage ist, warum fällt das Loslassen schwer?

Um das zu verstehen, muss man die Situation mal genauer betrachten …

Als Inhaber liegt dir das Wachstum und das Business mehr am Herzen als jeder andere in deiner Firma.

Läuft etwas nicht so, wie es soll oder gerät etwas in Stocken, bist du genervt und frustriert.

Du bekommst das Gefühl, dass die Mitarbeiter zu viele Fehler machen und nicht gut genug arbeiten.

Damit die Dinge geschehen, willst du dich nun um alles kümmern und überall deine Finger mit im Spiel haben.

Du baust dir ein Unternehmen auf, dass in dem Moment zusammenbricht, wenn du mal wegschaust.

Und das ist der wahre Grund, weshalb du als Inhaber nicht gerne Aufgaben loslassen kannst – es fehlt das Vertrauen.

Du musst verstehen: Deine Mitarbeiter machen nicht absichtlich einen schlechten Job.

Was deine Mitarbeiter brauchen, sind Systeme und Prozesse, damit sie es richtig machen können – und du erkennst dann, dass es dir Systeme und Prozesse ermöglichen, zu vertrauen.

Durch Prozesse kannst du loslassen und Mitarbeitern vertrauen.

Da du den Mitarbeitern vertraust, spüren sie das und sind besser in der Lage, die entwickelten Prozesse weiterzuentwickeln.

Anders gesagt: Weniger Stress für dich, weniger Druck für die Mitarbeiter und ein effektiveres Unternehmen.

Wie verändern Systeme und Prozesse dein Geschäft?

• Onboarding und Schulungsverfahren – Mitarbeiter werden schnell auf ihre Rollen vorbereitet und darauf trainiert.
• Projektmanagement – Jeder weiß, was zu tun ist und welche Aufgaben er heute abarbeiten muss.
• Operations – Nichts wird mehr “im Kopf” gespeichert. Wertvolles Know-How wird allen im Team zugänglich gemacht. Es gibt klare Standards und Vorgaben.
• Interne Kommunikation – Je größer die Belegschaft wird, umso mehr wird die Kommunikation zu einer immensen Herausforderung. Systeme und Prozesse ändern auch diesen Bereich und bringen “Effizienz” rein.
• Fulfillment & Delivery – Der Erfolg des Kunden wird nicht mehr dem Zufall überlassen. Von der Kundenerwartung bis zur Verlängerung hat man hier durchgetaktete Prozesse – auch stromlinienförmige Fließband-Prozesse genannt.