So steigerst du die PS-Zahl in deinem Fulfillment, ohne mehr Mitarbeiter einzustellen oder ein Gruppentraining zu bauen

Episode #26
Anil Zengin
Prozessexperte

Du kommst mit der Abarbeitung deiner Kunden nicht mehr hinterher? Dann solltest du schleunigst damit anfangen, dein Fulfillment richtig zu systematisieren, sodass dein Business problemlos die dreifache Kundenmenge aufnehmen und abarbeiten kann.

Du bist in dieser Episode richtig, wenn du …

  • … die Effizienz in deinem Fulfillment steigern willst, um mehr Kunden abarbeiten zu können.
  • … wissen willst, ob sich dein Fulfillment überhaupt systematisieren lässt (hierzu schauen wir uns die wichtigsten Merkmale an).
  • … die beste Methode kennenlernen willst, um die PS-Zahl im Fulfillment drastisch zu erhöhen, die Arbeitslast zu verringern und so dein Team massiv zu entlasten.

Du hast viel 1:1 gearbeitet und dir deine Zeit gut bezahlen lassen für deine Dienstleistung.

Du hast gemerkt, dass du eben nur eine Handvoll Dinge am Ende des Tages tun kannst, also hast du die ersten Mitarbeiter eingestellt, um die neuen Sachen, die jetzt dazu kommen, zu erledigen.

Du hast Mitarbeiter in den Bereichen Back-Office, Qualifizierung oder hast dir einen Grafiker/in mit ins Team geholt und dein Team wächst jetzt um dich herum immer mehr.

Kurz: Du bist zu einer Agentur bzw. einem Consulting oder Coaching-Business mit mehreren Mitarbeitern geworden.

Jetzt musst du nicht nur dein Gehalt reinholen, sondern auch das deiner Mitarbeiter – du hast jetzt mehr Verantwortung.

Dementsprechend gewinnst du jetzt auch mehr Kunden, weil du mehr “Arbeitskräfte” zur Verfügung hast.

Mehr Kunden bedeutet bei vielen aber auch …

Mehr Probleme.

Mehr Feuer, die es zu löschen gilt.

Mehr Komplexität.

Mehr Gespräche.

Mehr Teamkommunikation.

Mehr Projekte, die du deinem Team “aufhalsen” musst.

Die Folge ist, dass die Profitabilität stark sinkt.

Viele Inhaber denken sich an der Stelle: “Ich hab zwar, als ich alleine war, absolut betrachtet weniger verdient, aber dafür hatte ich viel weniger Stress.”

Der wichtigste Schritt, wenn du …

  1. keine großen Probleme mehr mit der Neukundengewinnung hast.
  2. Mitarbeiter einstellst und ein Team zu führen hast.

… ist, dass du anfängst, deine Leistungserbringung – d. h. die Abarbeitung deiner Kunden – möglichst effizient und in hoher Qualität zu liefern.

Denn dein Marketing und Vertrieb greift ja.

Du darfst jetzt auf keinen Fall in dieser Phase “zu gierig” werden und weiter abschließen, abschließen und abschließen, ohne darauf zu achten, dass deine Fulfillment-Maschinerie überhaupt diese Kundenlast stemmen kann.

Denn kurzzeitig machst du zwar mehr Umsatz, aber mittel- und langfristig kriegst du schlechte Bewertungen und keine Weiterempfehlungen – weil dein Fulfillment-Motor nicht für diese Leistung konstruiert wurde.

Jetzt gilt es kurzzeitig NICHT weiter auf das Gaspedal mit einem Bleifuß zu treten, sondern es zu HALTEN und erst mal die Maschine im Hintergrund nachzuziehen.

Die Lösung lautet …

Systematisiere dein Fulfillment

Damit meine ich nicht, einfach nur “Gruppentrainings” zu bauen.

Ein systematisiertes Fulfillment besteht aus Systemen, klaren Prozessvorgaben, Anleitungen und Vorlagen – nur dann kannst du es auch abgeben.

Du kannst nicht einfach Mitarbeiter einstellen und sagen “Hier mach mal. Das wirst du schon hinkriegen.”

Um dein Fulfillment abzugeben, musst du es standardisieren.

Und standardisieren tust du durch Fließbänder.

Du brauchst Fließbänder im Fullfillment

Bzw. man baut mehrere Fließbänder – z. B. das Onboarding-Fließband.

An jedem dieser Fließbänder sitzt ein oder mehrere Mitarbeiter, die jeden Arbeitsschritt ausführen.

Jeder Arbeitsschritt wird dabei mit Text, Bilder und Video so präzise dokumentiert, als würdest du einen online Kurs für deine Kunden erstellen.

Dann stellst du noch diverse Software-Lösungen und Automatisierungen zur Verfügung, die die Arbeit für deine Mitarbeiter dramatisch erleichtern und voilà – fertig ist das Fließband.

Natürlich steckt da Arbeit dahinter, so etwas aufzubauen, aber im Prinzip funktioniert es so.

Jedes Franchise funktioniert so

Jeder Schritt wird in einzelne Handgriffe gepackt, damit die Mitarbeiter diese Schritte ausführen können.

Für alles gibt es Checklisten, Anleitungen und klare Prozesse.

Wenn du dein Unternehmen groß machen willst, dann musst du so vorgehen. Jedes große Unternehmen hat “Handlungsalgorithmen”, um in den jeweiligen Fällen zu wissen, wie man vorzugehen hat.

Du musst verstehen: Jeder, der seinen Job professionell betriebt, arbeitet mit Vorlagen und Vorgaben.

Nur Anfänger ziehen sich alles aus dem Bauch heraus.

Warum brauchst du Fließband-Prozesse im Fulfillment?

  1. Du kannst danach ordentlich auf das Gaspedal treten – also SKALIEREN.
  2. Du kannst selbstbewusst ein Versprechen an den Markt abgeben.
  3. Du brauchst kein fertig ausgebildetes Fachpersonal mehr.
  4. Dein Fulfillment-Team wird immer effizienter.
  5. Jeder Kunde ist dir gleich viel wert und wird fair behandelt.
  6. Du entfernst dich aus der Gleichung.

Also: Wenn du dein Fulfillment richtig systematisierst – und viel weiter denkst, als nur ein Gruppentraining zu bauen – dann aktivierst du einen großen Skalierungshebel.

Wenn du einen genauen Plan bekommen willst, wie man dein Fulfillment systematisieren kann, dann kannst du einfach ein kostenloses Erstgespräch buchen.

Den Link findest du in den Show-Notes.